La prima attività da delegare

La chiusura della cassa può durare cinque minuti. Ma se devi farla tu, devi essere lì alla chiusura. Il tempo che recuperi delegandola non si legge soltanto sul cronometro: cambia la libertà di organizzare la giornata.

Questo è uno degli esempi del corso Delega Facile Reloaded. Serve a correggere un conto che facciamo facilmente: un'attività breve ci sembra sempre poco importante da delegare. A volte è proprio quella che ti tiene legato a un posto o a un orario.

Prima di cercare una persona, fai l'elenco del lavoro. Scrivi cosa fai in una settimana normale. Poi apri il calendario, la posta e le chat: ci sono attività che hai già dimenticato, perché le fai quasi in automatico. Aggiungi anche quelle che rimandi e che stanno bloccando il lavoro di qualcun altro.

Non serve un inventario perfetto. Serve abbastanza dettaglio da poter scegliere. “Marketing” è troppo grande. Preparare la proposta per un cliente, raccogliere le immagini, caricare il materiale approvato, controllare che sia online: sono lavori diversi. Alcuni richiedono il tuo giudizio, altri richiedono che una persona esegua bene una sequenza già decisa.

Guarda anche l'energia che ti prende

Nel corso distinguo quattro gruppi. Le attività facili e ripetitive che richiedono tempo. Quelle, sempre facili e ripetitive, che ti pesano o che continui a rimandare. Poi i lavori che richiedono conoscenza dell'azienda e formazione. Infine, quelli complessi per cui serve uno specialista.

La differenza conta. Se devi insegnare un lavoro a qualcuno, metti nel conto anche quel tempo. Se invece stai facendo male una cosa che un professionista sa già fare, il problema cambia: devi scegliere il professionista e concordare la consegna. Non devi diventare il suo insegnante.

La prima scelta non è necessariamente il lavoro che costa meno. Può essere una cosa piccola che ti interrompe continuamente, oppure quella telefonata che lasci lì tre giorni e che blocca tutti gli altri passaggi. L'elenco serve a vederla.

Se ci sono troppi bivi, separali

Un'attività può essere complicata da eseguire e avere comunque un percorso chiaro. Il punto difficile da trasferire è spesso la decisione: se succede questo, che cosa faccio?

Prendiamo un esempio illustrativo. Vuoi affidare la preparazione dei preventivi. Raccogliere i dati del sopralluogo, usare il listino e preparare il documento possono seguire istruzioni precise. Decidere una condizione fuori listino è un altro lavoro. Se li consegni insieme senza distinguere i margini, ogni eccezione torna a te, oppure qualcuno decide qualcosa che non volevi delegare.

Scrivi quindi quali decisioni restano alla persona e quali richiedono un confronto. Anche un limite provvisorio va bene, purché sia chiaro. Lo rivedrete dopo aver visto alcuni casi reali.

A proposito: non devi delegare tutto quello che potresti delegare. Un'attività può piacerti. Puoi volerla tenere. Il metodo ti aiuta a scegliere, non ti obbliga a dimostrare che sei capace di sparire.

Il controllo fa parte del lavoro

Definisci il primo controllo prima di partire. Quale parte del risultato guarderai? Quando? Dove troverai il materiale? Se aspetti la fine per scoprire che avete capito due cose diverse, la correzione costa di più a entrambi.

Comincia con una o due attività. La tentazione di distribuire tutto nello stesso giorno è comprensibile, soprattutto se hai aspettato troppo. Ma ogni nuova delega richiede attenzione iniziale. Meglio completare un passaggio e vedere dove si inceppa, prima di aggiungerne altri.

Scegli un lavoro dal tuo elenco. Scrivi i materiali e le informazioni di partenza, il risultato e il primo controllo nella scheda di delega. Poi discutine con la persona a cui lo affiderai: la sua lettura ti farà vedere cosa hai dato per scontato.